Egy cég működése során a számlák minden könyvelési időszakot megelőzően a könyvelőhöz kerülnek,ám a számlák megőrzése nem a könyvelő feladata.Rögzítés után a könyvviteli elszámolás és az ezt alátámasztó számviteli bizonylatok visszakerülnek a gazdálkodó szervezethez,tehát az ő kötelessége azokat olvasható állapotban,a könyvelési hivatkozások alapján visszakereshető módon megőrizni.
Könyvelési dokumentumok megőrzésének ideje:
8 év(a 2000.évi C.törvény szerint)
Mennyi ideig kell megőrizni a bizonylatokat ha elektronikus szolgáltatást nyújtok?
Az adókötelezettség megállapítására nyitva álló elévülési idő alatt az egyéb bizonylatok, iratok megőrzése 5 évig szükséges. A távolról is nyújtható szolgáltatások bizonylatait 10 évig kell megőrizni.
A könyvelési dokumentumok sorsa a következő esetekben:
a.)Könyvelő váltás
A könyvelő a Ptk.ide vonatkozó törvényei szerint köteles minden dokumentumot a megbízója részére tételes átadás-átvételi jegyzőkönyv alapján kiadni,amelyek az együttműködésük során a bírtokába kerültek.
Amennyiben a könyvelő megbízottként felelősséget vállalt a cég könyvelési anyagának tárolásáért,vagyis az iratmegőrzés helye a könyvelői iroda volt,abban az esetben a későbbiekben létrejövő hivatalos iratőrzési helyet be kell jelenteni a NAV-hoz,ezzel egy időben a régi címet törölni kell.
b.)Megváltozik a cégforma
Az iratmegőrzés folyamatos.A cégforma változása ebben az esetben lényegtelen.
Ugyan így nem befolyásoló tényező a könyvelő váltás,székhely változás. A számlák megőrzése a gazdálkodó szervezet kötelessége, vagyis a hatóság az adott cégen kérheti számon azok meglétét.
c.)Megsemmisűlt,elveszett bizonylatok
Ilyen esetben a bizonylatok elvesztésének, megrongálódásának, megsemmisülésének tényéről jegyzőkönyvet kell felvenni, amely tartalmazza azokat a körülményeket, amelyek a bizonylatok elvesztéséhez vezettek.
A gazdálkodó szervezet feladata a bizonylatok pótlása és helyreállítása.
Az adózás rendjéről szóló 2003. évi XCII. törvény értelmében, ha a könyvviteli iratok elvesztek, megsemmisültek, akkor ennek tényét (mivel az adózó nem a bejelentett helyen őrzi a bizonylatokat, azok nem lelhetők fel) az adóhatósághoz be kell jelenteni.
