Ez bizony bárkivel előfordulhat!

Azonban a NAV nem ennyire megértő és a lehetséges következmények sem túl kecsegtetőek.

Az elveszett, hiányzó bizonylatok miatt akár 1 millió forintig terjedő mulasztási bírság is kiszabható, az Art. 172.§.(20 a) bekezdése szerint

Egy sokat megélt NAV revizor számtalan fantasztikus történetet hallott már arról,hogy milyen módon „veszett el”némely gazdasági társaság iratanyaga,viszont ez nem tartja vissza egy tetemes mulasztási bírság kiszabásától és attó sem,hogy a társaságot potenciális adócsalóként szerepeltesse a hivatali feljegyzéseiben.

Tehát,mi a feladatunk?

Az iratmegsemmisülés tényét azonnal jelezni kell az adóhatóság felé.

Mit vár el tőlünk a számviteli törvény a számviteli bizonylatok megőrzésével kapcsolatban.

Az Szt. 169. §-ának (2) bekezdése szerint a könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatot (ideértve a főkönyvi számlákat, az analitikus és részletező nyilvántartásokat is) legalább 8 évig kell olvasható formában, a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshető módon megőrizni.

Tehát a törvény kimondja,hogy amennyiben nincs meg az iratanyag,a megőrzésére kötelezett,jogsértést követ el,mert nem gondoskodott a megfelelő biztonságos tárolásról,megőrzésről.

A cég jogszerű működésének helyreállítása érdekében,első lépésként a társaság vezetőjének  jegyzőkönyvet kell felvennie a bizonylatok elvesztésének, megrongálódásának tényéről,  amelyben fajtánként rögzítik az elveszett, megrongálódott bizonylatok megnevezését, keltét, sorszámát, azt, hogy a bizonylatot milyen gazdasági eseményről állították ki, milyen értéken, a bizonylatot milyen főkönyvi számlára könyvelték.

A megsemmisült vagy elveszett bizonylatokat pótolni kell, a megrongálódott bizonylatokat pedig helyre kell állítani, ha ez nem lehetséges, akkor azokat is szintén pótolni kell.A megsemmisült információk a  könyvelési program adataiból, listáiból kideríthetőek.

További teendők

Jegyzőkönyvet kell készítenünk az iratmegsemmisülés tényéről.A jegyzőkönyvnek a következőket kell tartalmaznia:

–  a  körülményeket  – a tényszerűeket és a feltételezetteket is- , amelyek a bizonylatok elvesztéséhez megrongálódásához vezettek, továbbá azokat a feladatokat is, amelyeket az érintett társaságnál a bizonylatok pótlása érdekében feltétlenül meg kell tenni.

-ha a  számla   elveszett  pl. a postázás  során   nyoma    veszett,  akkor   az  eltűnését   bizonyítani   kell, ajánlott feladóvevénnyel, térti vénnyel, postai jegyzőkönyvvel

-a  vevők részére a számla hitelesített másolata mellé mellékelni kell a jegyzőkönyvet, így a hiteles számla másolat az adóösszegét hitelesen igazoló dokumentumnak minősül

Az  elveszett számlák pótlása

2010.szeptember 27-től  nem kell megkülönböztetni a számla eredeti- és másolati példányát,így a példányok sorszámozva sincsenek.Ezekből a gépi számlákból probléma nélkül adhat a partnerünk egy új példányt számunkra. Az Áfa-tv. egyébként az elveszett számla pótlására vonatkozóan nem tartalmaz rendelkezést, csak a kötelezően kiállítandó érvénytelenítő (sztornó) számla esetköreit határozza meg.

Ebből kiindulva a felek úgy is megállapodhatnak, hogy  az értékesítő az elveszett számlát érvényteleníti. Új számlát állít ki, az eredetivel megegyező teljesítési dátummal, a számlán feltünteti az újbóli kiállítás okára vonatkozó információkat.

Az eredeti (és fentiek szerint érvénytelenített) számla másodpéldányaihoz a pótlására kiállított  számla másodpéldányait hozzá kell kapcsolnia. Lényeges, hogy ebben az esetben, a számlát a kibocsátónak minden esetben alá kell írnia.

A Ptk. 196. § (2) bekezdése szerint „A gazdálkodó szervezet által kiállított okiratról készült felvétel, továbbá bármilyen adathordozó útján készített okirat teljes bizonyító erővel akkor bizonyítja, hogy tartalma megegyezik az eredeti okiratáéval, ha a gazdálkodó szervezet, amely a felvételt készítette, vagy az okiratot kiállította, illetve őrzi, a felvétel vagy az okirat azonosságát szabályszerűen igazolta.”

 („Elveszett számlák pótlása” részletes tájékoztató a NAV honlapján)

Ha a szóban forgó számlák 2010. április 1-jét megelőző időszakban lettek kiállítva számla újra nyomtatott példányának sorszáma nem az “1.” lesz.

„Viszont a számlabefogadót adólevonásra kizárólag csak az “egyes” példánysorszámú eredeti számla jogosítja, ezért az új példánysorszámon kibocsátott számítógépes számlát egy záradékkal szükséges ellátni, amely tartalmazza, hogy ezt a példányt az eredeti, 1. példánysorszámú számla elvesztése miatt, annak pótlására állították ki,  és az az eredetivel mindenben megegyező tartalmú másolat.”

Elveszett számlatömbök,kézi számlák

Kézi számla esetén a számlakibocsátónak új számlát kell kiállítania, új sorszámmal, de változatlan adattartalommal. Az új bizonylaton fel kell tüntetnie, hogy miért kellett újra kibocsátania a számlát, a számlatömbben szereplő másodpéldányokat pedig érvényteleníteni kell.

Ha megsemmisül egy cég iratanyaga,nem csak a befogadott számlák tűnnek el, hanem  a kibocsátottak is. A számviteli törvény szerint a számlatömbök megőrzési ideje ugyancsak 8 év.

Ha elveszett a számlatömb érdemes érvényteleníteni és közzétenni  –  tulajdonos cég  nevét,  székhelyét  és az    elveszett számlatömb -tól, –ig sorszámát, továbbá az érvénytelenítés napját.

Ha már voltak kiállított számlák az elveszett számlatömbben,a számlák pótlására megoldás az, ha felkeresi vevőit és  hiteles másolatot kér a vevő példányáról.